Fachausbildung zum Prozessberater

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Einführung

Das Ausbildungskonzept der Fachausbildung zum Prozessberater beinhaltet mehrere Ausbildungseinheiten

1. Prozess-Strukturierung
2. Ist-Aufnahme und Visualisierung,
3. Analyse und Reflexion und
4. Desing bzw. Optimierung von Prozessen.

Die Teilnehmer werden auf der Basis von selbst aufgenommenen, firmenspezifischen Ist-Prozessen in die Lage versetzt, methodisch gestützt das Optimierungspotenzial in den Ist-Prozessen zu erkennen, geeignete Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Am Ende der Ausbildung sind sie in der Lage eigenständig neue oder optimierte Sollprozesse auf Basis der visualisierten und reflektierten Ist-Prozesse zu entwickeln und die Verbesserungspotenziale zu berechnen.

Mit der Ausbildung erhalten die Teilnehmer eine Dokumentation mit praxiserprobten, sofort umsetzbare Methoden und Vorgehenskonzepten, praxistaugliche Unterlagen, Methodenbeschreibungen, kopierfähige Teilnehmerunterlagen auf Datenträger, Checklisten und Übungen.

Vorteile und Nutzen der Ausbildung zum Prozessberater 

Im Zusammenhang mit Projekten zur Prozessoptimierung bietet die Ausbildung interner MitarbeiterInnen zu Prozessberatern viele Vorteile:

• Die Ausbildung erfolgt modular und synchronisiert mit dem Projektverlauf, sodass das erworbene Wissen unverzüglich zur Anwendung kommt
• Es erfolgt eine nachhaltige Installation des spezifischen Know-hows in der Organisation, das für die Zukunft des Unternehmens im "normalen Praxisalltag" zur Verfügung steht und sowohl präventiv, als auch in aktuellen "knirschenden" Situationen - direkt verfügbar - eingesetzt werden kann
• Die Unabhängigkeit von externen Beratern und Trainern wird Schritt für Schritt aufgebaut
• Die Prozessberater erhalten nicht nur eine normale Schulung / Training. Vielmehr werden ihnen Know-how und praxiserprobte Tools vermittelt, die sie in die Lage versetzen, Workshops selbst und eigenverantwortlich durchzuführen
• Die Prozessberater können schnell mit der Umsetzung anfangen ("plug and play")
• Eine "Kaskadierung" in das Unternehmen hinein wird auch für größere Zielgruppen sehr budgetschonend möglich (je länger die Prozessberater existieren und je mehr sie eingesetzt werden, um so günstiger / wirtschaftlicher ist ihre Ausbildung)
• Es findet ein Know-how-Transfer im Sinne von "Hilfe zur Selbsthilfe" statt
• Durch das gleichzeitig installierte gegenseitige Coaching der Prozessberater und die - zumindest in der Anfangsphase - nur gemeinsam in 2er-Teams durchgeführten Workshops gewinnen die Prozessberater schnell an Sicherheit und erzielen in kurzer Zeit wirklich bemerkenswerte Erfolge
• Da die Prozessberater gleichzeitig Kollegen aus eigenen Reihen sind, gibt es erfahrungsgemäß eine hohe Akzeptanz der Personen und Inhalte im Vergleich zu einem rein externen Ansatz
• Darüber hinaus besteht erfahrungsgemäß eine hohe Motivation der Prozessberater, da es sich um eine neue Aufgabe mit neuen Herausforderungen, guter Ausbildung und Spaß, gepaart mit möglichem Persönlichkeitswachstum handelt
• Die Vorgehensweise unterstützt die Entwicklung des Unternehmens hin zu einer lernenden Organisation.

Leistungsbeschreibung

Unser Ausbildungskonzept ist „toolneutral“ – d. h. unabhängig von der eingesetzten unterstützenden Software. Unsere Standardversion ist in Visio visualisiert, der Einsatz von z. B. Aris ist problemlos möglich.

1. Prozess-Ausbildung "Ist-Visualisierung" 2+1 Tage

Die Teilnehmer werden anhand von verschiedenen Einzel- und Gruppenübungen in die Lage versetzt, Ist-Prozesse präzise (auf Tätigkeits- und Datenelementebene) darzustellen. Der Lernerfolg wird durch eine Zertifizierungsaufgabe abgenommen.
Während der Aufbautage erhalten die Teilnehmer Feedback zu ihren ersten aufgenommenen Ist-Prozessen, und es folgen weitere vertiefende Übungen.
Auf dieser Basis wird die Moderation zur Erarbeitung der ersten Sofortmaßnahmen zur Optimierung von Prozessen vermittelt und angewandt.

Inhalte der Prozessberater-Ausbildung 1. Modul: 2 Tage Prozess-Ist-Visualisierung / Basisausbildung

• Bedeutung der Transparenz von Prozessen und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung
• Logik des Prozessmanagements
• Methode zur Prozessvisualisierung, erforderliches Qualitätsverständnis und Anwendung mit einfachen Beispielen
• Anwendung mit komplexen Zusammenhängen und Besonderheiten bei Verzweigungen und Schleifen innerhalb von Prozessen
• Ermittlung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
• Lernkontrollen durch Gruppenübungen mit Präsentation im Plenum
• Bewertung durch den Ausbilder
• Einzelübung und Zertifizierung bzw. Nachschulungsvereinbarung

Inhalte der Prozessberater-Ausbildung 1. Modul: 1 Tag Prozess-Ist-Visualisierung / Aufbauausbildung an  eigenen Praxis-Beispielen

• Präsentation der bisherigen Prozess-Ergebnisse
• Feedback zum praktischen Lerntransfer
• Vertiefung des bisher Gelernten im Modul "Visualisierung"
• Demonstration von konkreten Darstellungsproblemen seitens der Teilnehmer anhand ihrer Praxisbeispiele
• Präsentation von Prozessen vor verschiedenen Zielgruppen
• Die Moderation von Sofortmaßnahmen (Quick Wins) und Sicherstellung der Durchführung 
• Prüfen des Realisierungsstatus´ der vereinbarten Sofortmaßnahmen
• Gruppenübungen zur Erarbeitung von Verbesserungen und Sofortmaßnahmen anhand von Praxisabläufen

Die Ausbildung der 1. Phase ist der wichtigste Beitrag zur Prozessoptimierung, weil auf der Qualität einer sauberen Ist-Prozess-Visualisierung alle Folgephasen aufbauen.

2. Prozess-Ausbildung "Analyse und Reflexion" 2 Tage

Die Teilnehmer werden auf der Grundlage des ersten Schulungsmoduls in die Lage versetzt, methodisch gestützt das Optimierungspotenzial in den Ist-Prozessen zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Soll-Prozesskonzeption abzuleiten.

• Feedback zum bisherigen praktischen Lerntransfer
• Reflexion der visualisierten Ist-Prozesse nach den organisatorischen Grundprinzipien
• Bedeutung der Prozess-Hierarchie bei der Reflexion
• Die Ebenen des Prozess-Managements bei der Reflexion
• Prozessgestaltung nach den Organisatorischen Grundprinzipien
• Bewertung des Reflexionspotenzials nach diversen Erfolgsfaktoren
• Überprüfung der logischen Beweisbarkeit des Reflexionspotenzials
• Manuelle Prozesskostenermittlung
• Lernkontrollen und Zertifizierung durch Einzelübungen

3. Prozess-Ausbildung "Design und Optimierung" 2 Tage

Die Teilnehmer lernen, auf Basis der Reflexionsergebnisse Soll-Prozesse zu modellieren, zu präsentieren und zu verargumentieren. Um den Nutzen der Prozessoptimierung zu bewerten und darzustellen, stellen wir den Teilnehmern ein Tool zur Prozessbewertung kostenlos zur Verfügung. Mit dem Tool können die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und Prozesskosten berechnet werden und damit die Optimierungspotenziale berechnet bzw. simuliert werden.

• Demonstration von konkreten Umsetzungsproblemen seitens der Teilnehmer anhand ihrer Praxisbeispiele
• Paradoxe Interventionen und Provokationen
• Evolutionärer Ansatz versus revolutionärer Ansatz
• Anforderungen an das Neudesign definieren (Rahmenbedingungen)
• Strukturierung einfacher und komplexer Soll-Prozesse anhand der praktischen Fälle aus Schritt 1 und 2
• Bewertung der Soll-Prozesspotenziale nach Logik, Zeit, Raum, Mensch, Arbeitsmittel, Systeme, Strukturen, Wirtschaftlichkeit
• Bewertung der Soll-Prozesse unter den "Key Performance Indicator"-Prämissen (Logik, Zeit, Raum, Kosten)
• Abgeleitete Anforderungen an das IT-System formulieren
• Lernkontrollen durch Gruppen- und Einzelübungen
• Aufbau und Anwendung der Bewertungstools
• Optimierungs- und Simulationsbeispiele

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